市人民政府办公厅关于进一步加强档案安全工作的通知

贵阳市人民政府办公厅

——————————

筑府办函〔2018〕47号

市人民政府办公厅关于进一步加强

档案安全工作的通知

各区、市、县人民政府，高新开发区、经济技术开发区、贵阳综合保税区、贵州双龙航空港经济区管委会，市政府各工作部门，市各直属事业单位，市管企业：

为认真贯彻落实国家档案局《关于进一步加强档案安全工作的意见》（档发〔2016〕6号）、省档案局《关于进一步加强档案安全工作的实施方案》（黔档〈志〉通〔2017〕39号）以及全国和全省档案安全工作会议精神，全面建成“党委政府领导、档案部门依法监管、各部门各单位全面负责”的档案安全工作机制，建立健全人防、物防、技防三维度安全防范体系，有效防范各种档案安全风险，确保全市档案实体和档案信息的绝对安全。现将有关事宜通知如下：

一、提高认识，增强做好档案安全工作的责任感和紧迫感

档案的性质和作用决定了档案安全对国家安全的重要意义。从国家层面看，档案作为党和国家各项工作的真实记录，包含了大量的国家秘密和重要敏感信息，一旦发生事故，必然会对国家安全和利益造成严重损害，甚至危及国家的政权和主权。从民族层面看，档案记录了中华民族悠久的历史，维护档案的完整与安全，不仅有利于继承和弘扬中华优秀传统文化，而且有利于增强文化自信、维护文化安全，为实现国家长治久安提供重要保障。从社会层面看，档案客观记录和反映了各种各样的社会关系，涉及到人民群众的切身利益，一旦出现问题，无论丢失、损毁还是被涂改、被滥用，都有可能导致社会关系混乱、群众利益受损，由此引发各种各样的矛盾纠纷甚至群体性事件，直接影响人民团结和社会稳定，最终也会危害国家安全。全市各级各单位要在党委和政府的领导下，深入学习领会总体国家安全观的科学内涵和实践要求，正确理解确保档案安全与维护国家安全的辨证关系，充分认识加强档案安全工作的重要性和紧迫性，以强烈的责任感、使命感和对党和国家高度负责的态度扎实抓好档案安全工作。

二、夯实基础，扎实抓好档案硬件系统建设

档案馆（室）设施设备建设是档案安全的基础。各区（市、县）政府要加强档案馆建设，已经投入使用的花溪区、白云区、乌当区新馆，要科学合理分配各类用房，配备现代、安全、节能的设施设备，严禁违反规定挤占、借用、租用档案馆用房。违规挤占、借用、租用档案馆用房的，必须按规定尽快完成清理。正在建设和尚未建设档案馆的区（市、县）政府要高度重视档案馆新馆规划，严格执行国家《档案馆建设标准》《档案馆建筑设计规范》要求，按照新时期档案馆公共性、开放性、文化性、安全性的功能定位，优化内外环境，杜绝安全隐患，确保档案馆满足本地区档案安全保管的需要，满足社会公众利用档案的需求。各级各单位要严格按照《机关档案工作条例》等法律法规和档案安全“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”的“八防”要求，规范设立档案室，档案室严禁毗邻水房、卫生间、变配电室、车库等可能危及档案安全的区域，严禁设在地下或顶层，严禁在档案室内堆放杂物、使用取暖设备等。

三、强化管理，建立健全档案安全规章制度

各级各单位要进一步建立健全档案归档、借阅、利用、移交、库房、保密等各项规章制度，确保档案实体和档案信息安全。

（一）建立健全档案归档制度。各级各单位要深入贯彻落实国家档案局令第8号、第10号，严格按照制定的归档范围齐全、完整的收集应归档文件材料，特别是应纳入文书档案归档范围的财务、人事、行业管理的文件材料，应纳入专业档案归档范围的重大活动、重点建设项目的文件材料，要及时集中统一管理，严禁以任何理由拒绝归档。各年度归档文件材料，各级各单位须在次年6月底以前完成归档工作，严禁文件积存、零散不按时归档。同时，要不断提高音像档案、电子档案、实物档案和专业档案的归档率，避免档案资源流失。

（二）建立健全档案借阅、利用制度。各级各单位要根据档案的密级和内容，建立健全档案借阅、利用制度，明确利用权限、范围，严格执行借阅审批、登记程序，切实履行交接手续，确保档案流转过程中的档案安全。要采取新措施、运用新技术，在档案利用等过程中尽量减少档案原件出库。档案原件确需出库的，应详细登记档案卷件数量、卷件号、事由、时间、利用人、责任人等情况，并在档案出库、入库时予以清点确认。

（三）建立健全档案库房管理制度。各级各单位要对档案库房进行精细化管理，严格把控库房安全。档案管理人员每日要对档案库房进行安全巡查，单位分管负责人要定期进行安全巡查，单位主要负责人要保证每年对库房进行2次以上安全专项巡查。节假日期间库房无人值守的，应对库房进行封闭处理，库房封库、启库时要登记时间、责任人等。

（四）建立健全档案移交制度。各级档案行政管理部门要加强对档案移交工作的监管，组织符合国家规定的档案定期向指定国家档案馆移交，对暂时不能移交或由部门档案馆保管的档案要加强档案安全检查。各级档案馆要贯彻落实国家档案局令第9号，严格按照上级批准的档案收集细则，制定档案接收规划和年度接收计划，有序开展档案接收工作。

（五）建立健全档案信息安全管理制度。各级档案行政管理部门、各级各单位档案馆（室）要通过制度保障与技术运用来确保档案信息数据真实、完整、可用和安全。要全程监督电子文件的形成、积累和归档，加强电子文件归档与电子档案管理工作，加快传统载体档案的数字化工作。在传统载体档案数字化工作中，采用服务外包方式的单位，要明确分管领导，指定专人负责，严格按照《档案数字化外包安全管理规范》《国家秘密载体印刷资质管理办法》等要求对数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备等进行安全管理，严禁无工作方案、无服务外包合同、无保密协议盲目开工；严禁将档案库房钥匙、档案数据库系统密码交由承接公司，避免在档案数字化工作中和后期管理过程中失泄密或者不当扩散。各级各单位电子档案、档案数字化成果应备份不少于两份完全相同的拷贝，异地或异质存储备份，不具备存储条件的单位，可提前移交同级国家档案馆。数字化成果应在专网内使用，设置相应的密级标识，并进行技术认证和授权。同时，要建立利用载体查询管理台帐，做到一切有据可查，能溯源。

（六）建立健全档案安全保密制度。各级各单位要加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的保密管理，按照涉及国家秘密的信息系统分级保护要求，严防档案在传输过程中失泄密。要按照相关规范要求对涉密档案、重要档案的存储介质进行检验和认证。要严格执行档案保密管理制度，对上网档案信息进行严格审查，严防把涉密档案信息传输到非涉密网络上。各级各类档案馆要严格按照《保守国家秘密法实施条例》《政府信息公开条例》《贵阳市政府信息公开规定》和档案法律法规开展馆藏档案解密、划控和开放。解密、划控和开放应严格审核程序，确保国家秘密、工作秘密、商业秘密、个人隐私安全。各级各单位要严格执行国家保密规定、国家政府信息公开规定和档案法律法规，按照权限和要求做好档案解密、划控、开放工作和提供档案利用工作。

四、加强领导，统筹推进全市档案安全工作

各级各单位要加强对档案安全工作的领导，将档案安全工作作为档案工作的重点列入议事日程，研究部署重点工作、重点项目时要强调和安排档案安全工作，检查工作任务完成情况时要检查档案安全措施落实情况。要定期研究档案安全工作，及时解决影响档案安全工作的重大问题。

（一）切实履行档案安全责任。各级各单位要按照“谁主管、谁负责、谁实施、谁担责”的原则，切实履行档案安全职责。各级各类档案馆（室）主要负责人、各单位主要负责人是档案安全的第一责任人，对档案安全工作负全面责任。档案馆（室）的分管领导，档案业务人员是直接责任人，对档案安全工作负直接责任。各级各单位要根据工作实际，制定责任清单，层层签订《档案安全目标责任书》，层层传导压力，从领导责任、岗位职责、档案日常管理、库房安全、隐患排查等方面细化档案安全工作，把安全责任落实到人、落实到岗。

（二）加大档案安全工作经费投入。要加大档案安全工作经费的投入，解决好档案馆库建设、档案安全设施设备的配备与运行、档案信息系统建设与运维、档案安全风险评估等资金需求。当档案安全与其他事项无法兼顾时必须优先保证档案安全，当出现经费紧缺、用房紧张等实际困难时必须优先满足档案安全需要，任何时候都不能挤占、挪用档案安全经费以及档案库房等设施。

（三）推进档案安全人才队伍建设。各级各单位要贯彻落实档案法律法规，配备政治素质好、专业能力强的专、兼职档案人员。禁止临聘人员、借调人员从事档案工作。档案工作人员调整岗位的，应当在离岗前办好档案交接手续。要经常开展形式多样、内容丰富的主题教育，切实提高档案人员档案安全技能和水平，提升事故预防和处理能力。积极推进档案安全专家队伍建设，培养造就一批档案安全责任意识强、技术水平高、业务素质好的档案干部，为档案安全工作提供人才支持。

（四）全面排查消除档案安全风险和隐患。各级档案行政管理部门要按照统一领导，分级负责的原则，严格实施对档案安全工作的监督管理，定期开展全市档案安全执法检查，依法对存在问题的单位发出限期整改通知，对整改不到位的单位通报批评，对发生档案安全责任事故的，严格按照《档案法》及实施办法、《档案管理违法违纪行为处分规定》等法律法规，依法严肃追究直接责任人和第一责任人责任。市督办督查局和各区（市、县）政府要将档案安全工作纳入到年度目标考核中，发生档案安全事故实行“一票否决”。各级各单位要将档案安全监督作为档案管理的重要日常工作来抓，坚持开展档案安全自查，检查从档案流转到工作场所，从档案实体管理到档案信息管理，不漏掉任何一个细节、不放过任何一个疑点、不留下任何一个盲区，对隐患治理实行登记销号制度。

                                  2018年4月12日

（此件公开发布）

抄送：市委保密委。

（共印51份）